Polityka prywatności

EasyHours jest obsługiwany przez Martina Nielsena, Europaallee 45, 8004 Zürich, Szwajcaria („EasyHours”, „my”, „nas” lub „nasze”).

Możesz skontaktować się z nami pod adresem Pokaż e-mail w sprawach dotyczących prywatności, próśb o wsparcie lub żądań związanych z prawami do danych.

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób zbieramy, wykorzystujemy, ujawniamy i chronimy dane osobowe w związku z EasyHours.

1. Zakres

EasyHours jest biznesową usługą do ewidencji czasu pracy i zarządzania personelem. Jest przeznaczona dla firm i ich upoważnionych użytkowników, takich jak właściciele, administratorzy, menedżerowie, pracownicy i użytkownicy kiosku.

Gdy firma lub pracodawca używa EasyHours do zarządzania danymi personelu, zapisami czasu pracy, harmonogramami, zatwierdzeniami lub funkcjami obecności opartymi na lokalizacji, to ta firma zwykle decyduje, dlaczego i jak te dane personelu są używane. W takich przypadkach EasyHours zasadniczo przetwarza te dane w imieniu klienta.

EasyHours przetwarza też niektóre dane do własnych celów, w tym do administrowania kontami, uwierzytelniania, bezpieczeństwa, rozliczeń, wsparcia, zapobiegania oszustwom i komunikacji dotyczącej usługi.

2. Dane osobowe, które zbieramy

W zależności od sposobu korzystania z Usługi możemy zbierać następujące kategorie danych osobowych:

a. Dane konta i profilu

Może to obejmować imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, język, kraj, zdjęcie profilowe i dane dotyczące konfiguracji konta.

b. Dane uwierzytelniania i bezpieczeństwa

Może to obejmować jednorazowe kody dostępu, status weryfikacji, dane sesji, dane sesji odświeżania, identyfikatory instalacji, adres IP, user agent, metadane urządzenia, wersję aplikacji oraz zapisy dotyczące bezpieczeństwa lub zapobiegania nadużyciom.

c. Dane firmy i organizacji

Może to obejmować nazwę firmy, logo firmy, kraj firmy, ustawienia firmy, przypisania ról, dane właściciela, kody lub klucze dołączania oraz status subskrypcji.

d. Dane dotyczące personelu i zatrudnienia

Może to obejmować identyfikatory pracowników, dział, daty rozpoczęcia lub zakończenia, informacje o roli, ustawienia godzin pracy, ustawienia dotyczące nadgodzin oraz inne dane administracji personelem wprowadzone przez klienta.

e. Dane ewidencji czasu pracy i obecności

Może to obejmować zapisy wejścia i wyjścia, zapisy przerw, wpisy ręczne, notatki, status kart czasu pracy, historię zatwierdzeń, znaczniki czasu, informacje o strefie czasowej, odwołania do projektów lub zadań oraz powiązaną historię audytu.

f. Dane lokalizacji

Jeżeli funkcje oparte na lokalizacji są włączone, możemy przetwarzać współrzędne zameldowania i wymeldowania, adresy związane z lokalizacją, zapisy lokalizacji firmy, ustawienia geofence, powiązany kontekst lokalizacji oraz dane geokodowania używane do przekształcania współrzędnych lub adresów w użyteczne zapisy mapy lub lokalizacji.

g. Pliki i media

Może to obejmować awatary, logo firm, załączniki do wpisów czasu pracy, nazwy plików, rozmiary plików, klucze przechowywania oraz powiązane metadane magazynu obiektów.

h. Dane rozliczeniowe i transakcyjne

Może to obejmować dane kontaktowe do rozliczeń, szczegóły planu i subskrypcji, liczbę miejsc, metadane związane z płatnościami, informacje o fakturowaniu i informacje podatkowe. Dane kart płatniczych są zwykle przetwarzane przez naszego dostawcę płatności, a nie przechowywane przez nas.

i. Dane powiadomień i urządzeń

Może to obejmować tokeny push, preferencje przypomnień, dane skrzynki powiadomień, status doręczenia, dane preferencji e-mail, zdarzenia alertów administratora oraz identyfikatory doręczania platform mobilnych używane do powiadomień push Apple lub Android.

j. Dane wsparcia i komunikacji

Może to obejmować wiadomości wysyłane do nas, prośby o wsparcie i inną komunikację dotyczącą Usługi.

3. Źródła danych osobowych

Możemy uzyskiwać dane osobowe:

• bezpośrednio od Ciebie;
• od organizacji klienta, która utworzyła lub zarządza Twoim dostępem do EasyHours;
• od innych upoważnionych użytkowników w ramach tego samego konta klienta;
• z Twojej przeglądarki, urządzenia lub systemu operacyjnego;
• od dostawców płatności, poczty e-mail, map, przechowywania danych, hostingu i powiadomień; oraz
• z kontroli bezpieczeństwa i zapobiegania oszustwom prowadzonych w związku z Usługą.

4. Jak wykorzystujemy dane osobowe

Wykorzystujemy dane osobowe, aby:

• świadczyć, obsługiwać, utrzymywać i zabezpieczać Usługę;
• tworzyć konta i firmowe przestrzenie robocze oraz nimi zarządzać;
• uwierzytelniać użytkowników i zarządzać sesjami;
• przetwarzać ewidencję czasu pracy, karty czasu pracy, zatwierdzenia, harmonogramy, zapisy dotyczące urlopów, raporty i analizy;
• wspierać przepływy pracy kiosku i urządzeń współdzielonych;
• umożliwiać funkcje lokalizacji i geofence tam, gdzie są skonfigurowane;
• przetwarzać subskrypcje, rozliczenia, podatki i powiązaną administrację;
• wysyłać komunikaty serwisowe, przypomnienia, e-maile transakcyjne i komunikację wsparcia;
• wykrywać, zapobiegać i badać oszustwa, nadużycia, niewłaściwe użycie oraz incydenty bezpieczeństwa;
• przestrzegać obowiązków prawnych i egzekwować nasze warunki; oraz
• poprawiać niezawodność, wydajność i użyteczność Usługi.

5. Podstawy prawne

Jeżeli prawo ochrony danych wymaga podstawy prawnej, opieramy się, zależnie od kontekstu, na jednej lub kilku z poniższych podstaw:

• wykonanie umowy lub działania podjęte przed zawarciem umowy;
• prawnie uzasadnione interesy, takie jak prowadzenie bezpiecznej i niezawodnej usługi, zapobieganie nadużyciom, wspieranie klientów i ulepszanie Usługi;
• wypełnienie obowiązków prawnych; oraz
• zgoda, gdy jest wymagana, na przykład w przypadku niektórych uprawnień urządzenia lub niekoniecznych cookies albo technologii.

6. Role administratora i podmiotu przetwarzającego

EasyHours nie działa w jednej roli dla wszystkich operacji przetwarzania.

EasyHours jako administrator

EasyHours działa jako administrator danych, których używamy do własnych celów biznesowych, w tym:

• tworzenia kont i administrowania nimi;
• logowania, uwierzytelniania i bezpieczeństwa;
• rozliczeń, zarządzania subskrypcjami i administracji płatnościami;
• obsługi klienta i komunikacji dotyczącej usługi;
• zapobiegania oszustwom, zapobiegania nadużyciom i zgodności z prawem; oraz
• wewnętrznego ulepszania Usługi i administracji operacyjnej.

EasyHours jako podmiot przetwarzający

EasyHours zwykle działa jako podmiot przetwarzający, gdy klient używa Usługi do przechowywania, zarządzania lub analizowania danych personelu w imieniu organizacji tego klienta, w tym:

• rejestrów pracowników;
• wpisów czasu pracy i kart czasu pracy;
• harmonogramów i zatwierdzeń;
• załączników przesłanych przez klienta lub upoważnionych użytkowników; oraz
• danych lokalizacji lub geofence przetwarzanych w ramach skonfigurowanych przez klienta przepływów obecności.

Jeśli jesteś pracownikiem lub osobą wykonującą pracę, której dane są przetwarzane przez Twojego pracodawcę lub organizację za pośrednictwem EasyHours, Twój pracodawca lub organizacja jest zwykle głównym punktem kontaktowym w sprawach dotyczących tych danych personelu.

7. Lokalizacja i monitorowanie personelu

Funkcje lokalizacji i geofence są opcjonalnymi funkcjami produktu. Jeśli klient je włączy i jeśli odpowiedni użytkownik lub urządzenie udzieli niezbędnych uprawnień, EasyHours może przetwarzać dane lokalizacji w związku z przepływami obecności.

Klienci odpowiadają za zgodne z prawem korzystanie z tych funkcji, w tym za przekazanie wymaganych informacji w miejscu pracy, ustanowienie odpowiednich zasad wewnętrznych oraz zapewnienie, że ich użycie narzędzi monitorowania, obecności i lokalizacji jest zgodne z właściwym prawem zatrudnienia, pracy, miejsca pracy i prywatności.

8. Udostępnianie danych osobowych

Możemy udostępniać dane osobowe:

a. Właściwemu klientowi i jego upoważnionym użytkownikom

Jeśli korzystasz z EasyHours za pośrednictwem konta firmy lub pracodawcy, Twoje dane mogą być widoczne dla tego klienta i dla wskazanych przez niego upoważnionych użytkowników, zgodnie z jego konfiguracją i uprawnieniami.

b. Dostawcom usług i podmiotom podprzetwarzającym

Możemy udostępniać dane dostawcom, którzy pomagają nam obsługiwać Usługę, takim jak dostawcy:

• hostingu, infrastruktury baz danych, magazynu obiektów, przechowywania kopii zapasowych, odtwarzania po awarii i powiązanych operacji technicznych;
• dostarczania poczty e-mail;
• płatności, subskrypcji, fakturowania i administracji rozliczeniowej;
• analiz i pomiaru użycia produktu;
• map i geokodowania;
• powiadomień push; oraz
• bezpieczeństwa, logowania i operacji wsparcia.

Tacy dostawcy mogą obejmować, w stosownych przypadkach:

• Hetzner, którego używamy do hostingu aplikacji, infrastruktury baz danych, magazynu obiektów, kopii zapasowych i powiązanych operacji infrastrukturalnych. Nasza podstawowa infrastruktura aplikacji, baza danych i magazyn obiektów są hostowane w Niemczech.
• Backblaze, którego używamy do przechowywania kopii zapasowych i kopii zapasowych związanych z odtwarzaniem po awarii. Obecnie używamy regionu EU Central Backblaze dla tych kopii zapasowych.
• Resend, którego używamy do dostarczania e-maili transakcyjnych i wsparcia. Może to obejmować przetwarzanie adresów e-mail, treści wiadomości i powiązanych metadanych doręczenia.
• Stripe, którego używamy do przetwarzania płatności, subskrypcji, fakturowania i administracji rozliczeniowej. Dane kart płatniczych są zasadniczo przetwarzane bezpośrednio przez Stripe, a nie przechowywane przez nas.
• PostHog, którego używamy do analiz i pomiaru użycia produktu. Tam, gdzie skonfigurowaliśmy to rozwiązanie, może to obejmować dane analityczne strony internetowej lub produktu. Obecnie używamy regionu chmury UE PostHog.
• Google Maps Platform, którego używamy do funkcji związanych z mapami i geokodowaniem. Może to obejmować przetwarzanie adresów, współrzędnych i powiązanych danych wyszukiwania lokalizacji.
• Apple Push Notification service (APNs), którego używamy do dostarczania powiadomień push na urządzenia Apple.
• Firebase Cloud Messaging (FCM), którego używamy do dostarczania powiadomień push na urządzenia Android.
• innych dostawców, z których możemy od czasu do czasu korzystać w zakresie bezpieczeństwa, logowania i wsparcia operacyjnego.

c. Profesjonalnym doradcom i stronom transakcji korporacyjnych

Możemy udostępniać dane prawnikom, księgowym, audytorom, ubezpieczycielom albo w związku z połączeniem, przejęciem, finansowaniem, restrukturyzacją lub sprzedażą całości lub części naszej działalności.

d. Ujawnienia prawne lub związane z bezpieczeństwem

Możemy ujawnić dane, gdy racjonalnie uważamy, że ujawnienie jest konieczne do przestrzegania prawa, przepisów, procedury prawnej, zgodnego z prawem żądania organu publicznego albo do ochrony praw, bezpieczeństwa lub zabezpieczeń.

9. Przekazywanie międzynarodowe

EasyHours może przetwarzać dane osobowe w Szwajcarii i w innych krajach, w których działamy my lub nasi dostawcy usług.

Nasza podstawowa infrastruktura hostingowa, baza danych i magazyn obiektów są hostowane w Niemczech. Obecnie używamy regionu EU Central Backblaze do przechowywania kopii zapasowych. Niektórzy z naszych innych dostawców usług mogą przetwarzać dane lub uzyskiwać do nich dostęp z innych jurysdykcji, zależnie od sposobu świadczenia i wspierania ich usług.

Gdy wymaga tego właściwe prawo, stosujemy odpowiednie zabezpieczenia dla przekazywania międzynarodowego, takie jak zabezpieczenia umowne, umowy powierzenia przetwarzania danych oraz standardowe klauzule umowne lub podobne uznane mechanizmy przekazywania.

10. Przechowywanie danych

Przechowujemy dane osobowe tak długo, jak jest to rozsądnie konieczne do celów opisanych w niniejszej Polityce prywatności, w tym do świadczenia Usługi, przestrzegania obowiązków prawnych, rozwiązywania sporów, egzekwowania umów, utrzymywania bezpieczeństwa i prowadzenia odpowiedniej dokumentacji biznesowej.

Zasadniczo:

• dane konta i profilu są przechowywane, dopóki odpowiednie konto pozostaje aktywne, oraz przez rozsądny okres później;
• logi bezpieczeństwa i uwierzytelniania są przechowywane tak długo, jak jest to rozsądnie konieczne do celów bezpieczeństwa, zapobiegania oszustwom, rozwiązywania problemów i audytu;
• dane personelu, ewidencji czasu pracy i obecności są zasadniczo przechowywane zgodnie z instrukcjami klienta oraz naszymi obowiązkami umownymi i prawnymi;
• zapisy rozliczeniowe i podatkowe mogą być przechowywane dłużej, gdy wymagają tego przepisy prawa lub standardy rachunkowości; oraz
• kopie zapasowe mogą pozostawać w rotacyjnych kopiach zapasowych przez ograniczony okres, zanim zostaną nadpisane lub usunięte.

11. Cookies i podobne technologie

EasyHours używa cookies i podobnych technologii do celów takich jak:

• uwierzytelnianie i zarządzanie sesjami;
• bezpieczeństwo i zapobieganie oszustwom;
• funkcjonalność sesji kiosku;
• preferencje języka lub interfejsu;
• niezawodność Usługi i działanie techniczne; oraz
• analizy, gdy skonfigurowaliśmy funkcje analityczne.

EasyHours obecnie używa PostHog do pomiarów związanych z analizami. W zależności od konfiguracji analiz może to obejmować cookies lub podobne technologie używane do mierzenia użycia strony internetowej lub produktu.

Jeżeli używamy niekoniecznych cookies lub podobnych technologii tam, gdzie wymagana jest zgoda, poprosimy o tę zgodę za pomocą odpowiedniego mechanizmu zgody i w razie potrzeby zaktualizujemy niniejszą Politykę prywatności.

12. Bezpieczeństwo

Stosujemy rozsądne środki techniczne i organizacyjne zaprojektowane w celu ochrony danych osobowych przed nieupoważnionym dostępem, utratą, niewłaściwym użyciem, zmianą lub ujawnieniem.

Żadna metoda transmisji ani przechowywania nie jest jednak całkowicie bezpieczna i nie możemy zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa.

13. Twoje prawa

W zależności od Twojej lokalizacji i obowiązujących przepisów możesz mieć prawa dotyczące swoich danych osobowych, takie jak prawo do:

• dostępu do swoich danych;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• żądania usunięcia danych;
• sprzeciwu wobec określonego przetwarzania lub jego ograniczenia;
• żądania przenoszenia określonych danych; oraz
• wycofania zgody, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie.

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami pod adresem Pokaż e-mail.

Jeżeli EasyHours przetwarza Twoje dane w imieniu Twojego pracodawcy lub innego klienta, zwykle należy najpierw skontaktować się z tą organizacją. Możemy pomagać naszemu klientowi w odpowiedzi na Twoje żądanie, gdy jest to wymagane.

14. Skargi

Jeśli masz zastrzeżenia co do sposobu, w jaki przetwarzamy dane osobowe, najpierw skontaktuj się z nami pod adresem Pokaż e-mail.

W zależności od obowiązującego prawa możesz mieć również prawo wniesienia skargi do właściwego organu ochrony danych, w tym do szwajcarskiego Federalnego Komisarza ds. Ochrony Danych i Informacji (FDPIC) lub do lokalnego organu nadzorczego.

15. Dane dzieci

EasyHours jest przeznaczony do użytku biznesowego i nie jest kierowany do dzieci. Nie zbieramy świadomie danych osobowych bezpośrednio od dzieci poprzez konsumenckie korzystanie z Usługi.

16. Zmiany w niniejszej Polityce prywatności

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą Politykę prywatności.

Gdy to zrobimy, opublikujemy zaktualizowaną wersję w Usłudze lub za jej pośrednictwem oraz zaktualizujemy powyższą datę „Ostatnia aktualizacja”. Istotne zmiany mogą być również, w stosownych przypadkach, zgłaszane za pośrednictwem Usługi lub e-mailem.

17. Kontakt

Martin Nielsen
Europaallee 45
8004 Zürich
Szwajcaria

E-mail: Pokaż e-mail