Ewidencja czasu pracy
EasyHours pomaga prowadzić ewidencję czasu pracy bez papierowych list i miesięcznego odtwarzania godzin z pamięci. Pracownicy rejestrują rozpoczęcie, zakończenie i przerwy w aplikacji lub przeglądarce, kierownicy sprawdzają wyjątki, a zatwierdzone dane trafiają do raportów.
Rejestrator
EasyHours
Marcin
Gotowy do pracy?
Co to jest ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy to dokumentacja, która pozwala prawidłowo ustalić wynagrodzenie pracownika i inne świadczenia związane z pracą. W praktyce obejmuje m.in. liczbę przepracowanych godzin, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, pracę w porze nocnej, nadgodziny, dyżury, dni wolne oraz nieobecności.
Lista obecności nie jest tym samym co ewidencja czasu pracy. Lista pokazuje zwykle, czy pracownik był obecny, a ewidencja ma dać dane potrzebne do rozliczenia czasu pracy. Dlatego firmy coraz częściej zastępują arkusze Excel i papier cyfrowym obiegiem: rejestracja, korekta, akceptacja i raport.
Kodeks pracy i praktyka
2026-05-03
Gdy godziny są zbierane dopiero pod koniec miesiąca, łatwo pomylić przerwy, nadgodziny, dyżury albo dni wolne. Bieżąca rejestracja zmniejsza liczbę sporów i poprawek przed naliczeniem wynagrodzenia.
W razie pytania pracownika, kontroli lub wewnętrznego sporu firma potrzebuje danych zebranych w czasie pracy, a nie wspomnień kierownika. EasyHours porządkuje wpisy, korekty i akceptacje w jednym procesie.
Polskie SERP-y często porównują ewidencję z listą obecności i systemami RCP. EasyHours skupia się na praktycznym workflow online: pracownik rejestruje czas, kierownik sprawdza, a firma eksportuje raporty.
Art. 149 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracownik ma prawo wglądu do swojej ewidencji na żądanie.
Zakres danych wynika także z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ta strona jest praktycznym opisem produktu i procesu, a nie poradą prawną. Szczegóły dla konkretnej firmy, systemu czasu pracy lub grupy pracowników warto potwierdzić z kadrami albo doradcą prawa pracy.
Jak to działa
Dobry program do ewidencji czasu pracy musi być szybki dla pracownika i przejrzysty dla kadr oraz kierowników. EasyHours zamyka proces w trzech krokach.
Przy rozpoczęciu pracy pracownik klika start w telefonie, przeglądarce lub wspólnym kiosku. Może dodać przerwę, projekt, zadanie albo lokalizację, jeśli są potrzebne do rozliczenia.
Panel pokazuje brakujące zakończenia pracy, nietypowe sumy, prośby o korektę, nadgodziny i wpisy czekające na akceptację. Kierownik pracuje na wyjątkach, a nie na ręcznym przepisywaniu list.
Po sprawdzeniu godziny można podsumować według pracownika, okresu, projektu, lokalizacji lub zadania i wyeksportować do CSV albo Excela do dalszych rozliczeń kadrowo-płacowych.
W praktyce
EasyHours łączy codzienną rejestrację czasu pracy z kontrolą kierownika i eksportem danych dla administracji.
03:42:18
Start 8:15 · dzisiaj
Projekt
Montaż · parter
Dzisiaj
3 h 42 min
Ten tydzień
28 h 10 min
Na telefonie lub w przeglądarce pracownik rozpoczyna i kończy pracę, dodaje przerwy oraz widzi własne wpisy. Dzięki temu nie musi po kilku dniach odtwarzać godzin z pamięci.
Brakujące wpisy, korekty, nadgodziny i nietypowe sumy są widoczne w panelu. Kierownik może sprawdzić wyjątki, zanim raport trafi do kadr albo księgowości.
Anna Nowak
Brygadzistka
Piotr Zieliński
Elektryk
Katarzyna Wiśniewska
Monterka
Jan Kowalski
Kierownik budowy
Michał Wójcik
Monter
Godziny razem
209 h 30 min
Podstawowe
195 h 00 min
Nadgodziny
14 h 30 min
Kwota brutto
20 650,00 zł
Anna Nowak
Brygadzistka
Piotr Zieliński
Elektryk
Katarzyna Wiśniewska
Monterka
Jan Kowalski
Kierownik budowy
Michał Wójcik
Monter
Zaplanowane · w każdy poniedziałek o 6:00 na place@firma.pl · następne uruchomienie 24 mar
onZatwierdzone godziny można eksportować według pracownika, okresu, projektu, lokalizacji lub zadania. EasyHours nie zastępuje programu płacowego, ale dostarcza uporządkowane dane do dalszego rozliczenia.
Bieżący podgląd
Poza samą kartą ewidencji EasyHours pomaga w codziennym zarządzaniu zespołem: pokazuje aktualną obecność i, jeśli firma tego potrzebuje, kontekst lokalizacji.
Dla budów, punktów usługowych, sklepów lub wizyt u klienta można ustawić miejsca pracy. Opcjonalny geofencing pomaga potwierdzić, że rejestracja odbyła się w oczekiwanej lokalizacji, przy zachowaniu przejrzystych zasad wobec pracowników.
Jedna lista pokazuje, kto jest w pracy, kto ma przerwę, kto jeszcze nie rozpoczął dnia i jak długo trwa aktualna zmiana. To szybsze niż pytania na czacie i ręczne sprawdzanie listy obecności.
Zofia Kowalska
od 06:12
Ewa Nowak
od 06:34
Jakub Wiśniewski
od 06:58
Alicja Zielińska
od 07:11
Dawid Wójcik
od 07:26
Karolina Mazur
od 07:48
Gdzie firmy tracą czas
Wdrożenie ewidencji rzadko blokuje sam przepis. Najczęściej problemem są zapomniane wpisy, arkusze, korekty i narzędzia zbyt ciężkie dla codziennej pracy zespołu.
Jeśli rejestracja wymaga wielu pól, logowania do skomplikowanego systemu albo wpisywania godzin po fakcie, dane szybko stają się niedokładne. Ewidencja musi być blisko miejsca pracy.
Jak pomaga EasyHours
Zapomniane odbicia zdarzają się w biurze, sklepie, na budowie, w serwisie i przy pracy zdalnej. Kluczowe jest szybkie wykrycie braku oraz kontrolowana korekta.
Jak pomaga EasyHours
Arkusz może działać przy kilku osobach, ale przy zmianach, nadgodzinach, urlopach i korektach zaczynają się wersje plików, popsute formuły i niejasne zatwierdzenia.
Jak pomaga EasyHours
Część systemów RCP jest projektowana wokół czytników, kart, kontroli dostępu i instalacji. To ma sens w niektórych zakładach, ale wiele MŚP potrzebuje przede wszystkim prostej ewidencji online.
Jak pomaga EasyHours
Dla kogo
Prosta kalkulacja
Niepełne wpisy, zaokrąglenia i ręczne korekty szybko kosztują więcej niż abonament. Automatyczna rejestracja ogranicza straty.
Ile kosztuje 15 minut dziennie?
W skali miesiąca robi się z tego realna kwota.
Przykład
10 pracowników
× 15 min niezarejestrowanego czasu dziennie
× 20 dni pracy w miesiącu
= 50 godzin miesięcznie
× 250 zł średniej stawki rozliczeniowej
Razem
12 500 zł
potencjalnie utraconego przychodu miesięcznie
EasyHours kosztuje ułamek tej kwoty. Już jedna odzyskana godzina pracy może pokryć abonament na długi czas.
Dokładność rozliczeń
10-25%
godzin może nie trafić do rozliczenia
Ręczne wpisy pomijają krótkie zadania, dojazdy i poprawki. Rejestracja w aplikacji pomaga zebrać rzeczywisty czas pracy.
Administracja
2-3 h
tygodniowo na papierach
Managerowie nie muszą zbierać list obecności i łączyć plików. Akceptacja i eksport zajmują minuty.
Następne kroki
Część firm szuka programu do ewidencji, inne porównują RCP, listę obecności albo Excel. Zacznij od sekcji, która najlepiej pasuje do Twojej sytuacji.
Co w praktyce wynika z Kodeksu pracy i dokumentacji pracowniczej.
Jak pracownicy zapisują czas, a kierownicy sprawdzają korekty.
Kiedy aplikacja, web i kiosk wystarczą zamiast klasycznych czytników.
Krótkie odpowiedzi o liście obecności, Excelu, nadgodzinach, RCP i raportach.
Najczęstsze pytania
Praktyczne odpowiedzi dla firm, które wybierają program do ewidencji czasu pracy albo odchodzą od papieru i Excela.
Tak. Art. 149 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Szczegóły dla konkretnej organizacji warto potwierdzić z doradcą prawa pracy.
Lista obecności zwykle potwierdza, że pracownik był w pracy. Ewidencja czasu pracy ma szerszy cel: powinna pozwalać rozliczyć godziny, przerwy, nadgodziny, dyżury, dni wolne i nieobecności. Dlatego sama lista obecności nie powinna być traktowana jako pełna ewidencja.
W praktyce potrzebne są m.in. liczba przepracowanych godzin, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, praca w porze nocnej, nadgodziny, dyżury, dni wolne, urlopy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności.
Excel może wystarczyć na bardzo krótkim etapie lub przy małej liczbie osób, ale szybko pojawiają się problemy z wersjami plików, formułami, korektami, akceptacją i historią zmian. EasyHours zastępuje te ręczne zadania centralnym procesem.
EasyHours realizuje cyfrową rejestrację i ewidencję czasu pracy online. Nie wymaga klasycznych czytników ani kontroli dostępu, ale może pełnić praktyczną alternatywę dla firm, które chcą rejestrować czas przez aplikację, web lub kiosk.
Pracownicy rejestrują czas i mogą zgłaszać korekty, a kierownicy sprawdzają wyjątki przed zatwierdzeniem raportu. Dzięki temu nadgodziny, braki i poprawki nie są odkrywane dopiero przy rozliczeniu miesiąca.
Nie. EasyHours służy do rejestracji, sprawdzania i eksportu czasu pracy. Dane z raportów mogą pomóc kadrom, księgowości lub dostawcy płac, ale EasyHours nie jest pełnym systemem kadrowo-płacowym ani usługą doradztwa prawnego.
Nie. Lokalizacja i geofencing są opcjonalne i mają sens głównie przy zespołach mobilnych, budowach, serwisie lub pracy w wielu punktach. Firma powinna stosować je proporcjonalnie i jasno poinformować pracowników o zasadach.
Wypróbuj EasyHours
Przetestuj EasyHours na prawdziwym procesie: rejestracja pracownika, przerwy, korekty, akceptacja kierownika i eksport raportów.
Od 5 EUR za użytkownika / miesiąc · 30 dni bezpłatnie · bez karty
