easyhours

Korzyści z cyfrowego systemu ewidencji czasu pracy

Autor: EasyHours | 3 kwietnia 2025

Przewodnik po korzyściach z cyfrowego programu do ewidencji czasu pracy i aplikacji karta pracy online

Rejestracja czasu pracy

Tagi: system ewidencji czasu pracy, program do ewidencji czasu pracy, aplikacja karta pracy, ewidencja czasu pracy online, lista obecności, Kodeks Pracy, kontrola PIP

Małe i średnie przedsiębiorstwa w Polsce stoją przed nowym wymogiem: obowiązek ewidencji czasu pracy wszystkich pracowników zgodnie z Kodeksem Pracy od 1 lipca 2024 roku. Wiele firm zastanawia się więc, jak najlepiej spełnić wymogi prawne – czy używać tradycyjnych kart pracy, szablonów karty pracy w Excelu, czy zainwestować w nowoczesny system ewidencji czasu pracy online? W tym wpisie przyjrzymy się bliżej, dlaczego cyfrowy system ewidencji czasu pracy często jest najlepszym rozwiązaniem. Wyjaśniamy w spokojnym i jasnym języku zalety programów do ewidencji czasu pracy w porównaniu z klasycznymi metodami jak Excel i papierową kartę pracy, oraz dajemy wgląd w łatwość użytkowania, ryzyko błędów, zgodność z wymogami Kodeksu Pracy, przechowywanie danych i gotowość na kontrolę PIP. Jak być może czytaliście w naszym wpisie wprowadzającym, rejestracja czasu pracy stała się wymogiem prawnym, a tutaj pokażemy wam najinteligentniejszy sposób podejścia do tego zagadnienia.

Spis treści

Wyzwania związane z papierowymi i excelowymi kartami czasu pracy

Wiele mniejszych firm zaczyna od prostego szablonu karty pracy w Excelu lub nawet papierowych list obecności do ewidencji czasu pracy. Na pierwszy rzut oka wydaje się to łatwe i tanie – wszyscy znają Excel, a tradycyjna karta pracy nic nie kosztuje. Ale szybko pojawia się szereg wyzwań:

  • Ręczne wprowadzanie danych i błędy: W przypadku tradycyjnej karty pracy i szablonu w Excelu wszystko zależy od ludzkiego wprowadzania danych. Łatwo zapomnieć o uwzględnieniu wszystkich godzin w liście obecności, pomylić się przy wpisywaniu lub źle zrozumieć nieczytelne odręczne notatki. Jeden błąd może oznaczać nieprawidłową ewidencję czasu pracy, co może wywołać frustrację zarówno u pracownika, jak i kierownictwa.

  • Czasochłonna administracja: Gdy używacie papierowych kart pracy lub arkuszy Excel, musicie ręcznie zbierać i sprawdzać listy obecności. Zapracowany księgowy lub administrator może być zmuszony do upominania pracowników o brakujące wpisy w systemie ewidencji czasu pracy, a następnie poświęcać czas na zestawianie danych. To nie tylko czasochłonne – to także nudna praca rutynowa, która odciąga uwagę od ważniejszych zadań.

  • Brak przeglądu i dokumentacji: Stosy papierowych kart pracy mogą zginąć lub zostać uszkodzone, a szablony kart pracy w Excelu mogą zostać nadpisane lub zapomniane w skrzynce mailowej. Jeśli nagle będziecie potrzebować przedstawić dokumentację ewidencji czasu pracy pracowników (np. podczas kontroli PIP lub zapytania od władz), może być trudno szybko wydobyć wszystkie informacje. Papier i proste arkusze kalkulacyjne nie dają również łatwego przeglądu wzorców czasu pracy lub naruszeń przepisów dotyczących czasu pracy – tego typu rzeczy muszą być obliczane ręcznie.

  • Bezpieczeństwo i poufność: W przypadku papieru i Excela dane nie są szczególnie chronione. Fizyczne karty czasu pracy mogą zginąć, a arkusz Excel udostępniany przez e-mail może trafić do niewłaściwych odbiorców. Ponadto może być trudno kontrolować, kto ma dostęp do arkusza Excel lub może go edytować, co może wpłynąć na integralność danych. Krótko mówiąc, tradycyjne metody są podatne na zagrożenia, jeśli chodzi o bezpieczne przechowywanie waszych danych.

Oczywiście papier i Excel są lepsze niż brak jakiejkolwiek rejestracji. Ale te metody nie spełniają nowoczesnych wymagań dotyczących efektywności i niezawodności. W miarę jak firma rośnie – lub po prostu aby spełnić nowe przepisy – doświadczycie, że manualna rejestracja czasu stanie się przeszkodą w codziennej pracy.

Korzyści z cyfrowej rejestracji czasu pracy

Cyfrowe rozwiązanie do rejestracji czasu pracy (np. przyjazna użytkownikowi aplikacja do rejestracji czasu) eliminuje wiele problemów związanych z papierem i Excelem. Oto niektóre z głównych korzyści przejścia na rozwiązania cyfrowe:

  • Wysoka łatwość użytkowania: Systemy cyfrowe są zaprojektowane tak, aby maksymalnie ułatwić pracownikom rejestrację czasu pracy. Zazwyczaj można rejestrować godziny za pomocą aplikacji na telefonie lub portalu internetowego – szybko i bez problemów. Oznacza to, że każdy może to zrobić w biegu, niezależnie od tego, czy jest w terenie, w biurze, czy pracuje z domu. Gdy rejestracja czasu jest łatwa w użyciu, istnieje większe prawdopodobieństwo, że będzie wykonywana prawidłowo i codziennie.

  • Automatyczne logowanie i mniej błędów: Dobry system cyfrowy rejestruje czas pracy obiektywnie i precyzyjnie. Niektóre rozwiązania oferują np. czasy start/stop, automatykę dotyczącą przerw, a nawet geograficzne odbijanie karty. Ponieważ obliczenia odbywają się automatycznie w systemie, unikacie błędów w pisaniu i zapomnianych godzin – system może nawet wysyłać przypomnienia, jeśli pracownik zapomni zgłosić swój czas za dany dzień.

  • Przestrzeganie wymogów prawnych bez problemów: Rozwiązania cyfrowe pomagają zarejestrować dzienny czas pracy każdego pracownika, dzięki czemu automatycznie spełniacie wymogi prawne. Dane są obiektywne i wiarygodne, więc możecie spełnić wymóg "obiektywnego, wiarygodnego i dostępnego" systemu. Pracownicy zazwyczaj mogą sami przeglądać swoje zarejestrowane godziny, co spełnia wymóg dostępności i zapewnia przejrzystość. Gdyby władze lub audyt zapytały o czas pracy, możecie kilkoma kliknięciami wygenerować raport bezpośrednio z systemu, zamiast ręcznie zbierać dokumenty.

  • Bezpieczne przechowywanie danych: Dzięki rozwiązaniu cyfrowemu wszystkie rejestracje są bezpiecznie przechowywane w chmurze lub na chronionym serwerze. Unikają Państwo papierów, które mogą zaginąć, oraz plików, które mogą ulec uszkodzeniu. Większość profesjonalnych systemów regularnie tworzy kopie zapasowe danych, więc nic nie zostanie utracone. Jednocześnie dostęp można kontrolować dla każdego użytkownika, tak aby tylko odpowiednie osoby mogły przeglądać lub modyfikować dane dotyczące czasu pracy. Daje to Państwu spokój ducha, że dane o czasie pracy są odpowiednio zabezpieczone.

  • Efektywność i przejrzystość: Gdy rejestracja czasu przebiega cyfrowo, oszczędzają Państwo czas na administracji. Nie muszą już Państwo przepisywać danych z papieru do komputera ani zbierać kart czasu pracy – wszystko jest zebrane w jednym miejscu. Automatycznie otrzymują Państwo przegląd godzin pracowników tydzień po tygodniu i miesiąc po miesiącu. Wiele systemów cyfrowych umożliwia generowanie raportów i statystyk jednym kliknięciem, dzięki czemu mogą Państwo łatwo zobaczyć np. nadgodziny, czas elastyczny lub czy ktoś zbliża się do granicy maksymalnego dozwolonego czasu pracy. Ułatwia to również obsługę wynagrodzeń i fakturowania, ponieważ godziny są prawidłowo rozliczone i na czas.

Krótko mówiąc, dzięki systemowi cyfrowemu otrzymują Państwo rozwiązanie, które jest proste, bezpieczne i efektywne – z korzyścią zarówno dla pracowników, jak i kierownictwa. Wykorzystują Państwo technologię, aby uwolnić się od trywialnych zadań i zminimalizować ryzyko błędów. Po wybraniu rozwiązania mogą również Państwo rozważyć wykorzystanie nowoczesnych sposobów rejestracji czasu, które jeszcze bardziej automatyzują proces. Jeśli chcą Państwo dowiedzieć się więcej o tym, jak dobrze zacząć, przygotowaliśmy również przewodnik z 5 krokami do wdrożenia rejestracji czasu pracy w firmie.

Porównanie: Papier vs. Excel vs. rozwiązanie cyfrowe

Podsumujmy różnice między trzema metodami w najważniejszych punktach:

  • Łatwość użycia: Formularze papierowe wymagają od pracownika pamiętania o wypełnianiu kart czasu pracy ręcznie i ich dostarczaniu – to czasochłonne i niezbyt intuicyjne. Arkusze Excel są nieco lepsze, ponieważ można je wypełniać na komputerze, ale nadal zależą od tego, czy ktoś otworzy plik i ręcznie wprowadzi wszystkie dane. Rozwiązanie cyfrowe (np. aplikacja do rejestracji czasu pracy) jest natomiast najbardziej przyjazne użytkownikowi: pracownicy mogą rejestrować czas na bieżąco przez telefon lub komputer, często za pomocą kilku kliknięć, a może nawet automatycznie, co ułatwia zaangażowanie wszystkich.

  • Ryzyko błędów: W przypadku papieru i ołówka liczby można łatwo źle odczytać lub nieprawidłowo zsumować, a w Excelu jedna błędna formuła lub literówka może stworzyć nieprecyzyjne dane. Nie ma wbudowanej kontroli, więc błąd ludzki może pozostać niezauważony. Systemy cyfrowe drastycznie redukują błędy poprzez automatyzację obliczeń i walidację danych wejściowych (np. unikanie niemożliwych godzin). System może ostrzegać, jeśli czegoś brakuje lub coś wygląda nieprawidłowo, dzięki czemu błędy są natychmiast wykrywane i poprawiane.

  • Zgodność z wymogami prawnymi: Nowe wymogi prawne wymagają niezawodnej rejestracji czasu pracy. Papier i Excel w zasadzie spełniają wymóg rejestrowania godzin, ale utrudniają zapewnienie konsekwentnej i wiarygodnej rejestracji każdego dnia. Ponadto może być uciążliwe zapewnienie każdemu pracownikowi łatwego dostępu do własnych rejestracji za pomocą tych metod. System cyfrowy jest zbudowany tak, aby spełniać wymogi prawa: każda rejestracja jest obiektywnie oznaczona czasem, dane nie mogą być po prostu zmienione bez śladu, a pracownicy mogą się zalogować i zobaczyć swoje godziny. Jesteście więc znacznie silniejsi pod względem dokumentacji i nadzoru.

  • Przechowywanie i bezpieczeństwo danych: Dokumenty papierowe muszą być przechowywane fizycznie (z ryzykiem pożaru, zalania lub bałaganu w archiwach), a pliki Excel musicie sami zabezpieczać (pamiętajcie o kopiach zapasowych!). Żadne z tych rozwiązań nie jest szczególnie bezpieczne w dłuższej perspektywie. Rozwiązania cyfrowe przechowują wszystko centralnie i w sposób zaszyfrowany. Zawsze macie bezpieczną kopię historii i nie musicie się martwić o to, czy folder zniknie z półki lub plik zginie na komputerze. Dane są zazwyczaj lepiej chronione przed przypadkami i nieautoryzowanym dostępem w profesjonalnym systemie.

  • Efektywność w codziennej pracy: Z rozwiązaniami manualnymi tracicie czas na zbieranie, wprowadzanie i sprawdzanie danych. Excel może nieco pomóc z automatycznym sumowaniem liczb, ale nadal wymaga wielu manualnych kroków i koordynacji. Cyfrowy system rejestracji czasu oszczędza wam całą tę niepotrzebną administrację. Kierownik lub HR może pobrać potrzebne informacje wtedy, gdy ich potrzebuje, bez konieczności wcześniejszego zbierania elementów układanki. To uwalnia czas, który możecie przeznaczyć na bardziej wartościową pracę w firmie.

Jak widać, rozwiązanie cyfrowe wygrywa na wszystkich frontach, jeśli chodzi o rejestrację czasu pracy. Dla pracowników rejestracja staje się łatwiejsza i bardziej przejrzysta, a dla firmy dane stają się bardziej wiarygodne i dostępne.

Gotowi na cyfrową rejestrację czasu?

Papier i Excel mogą rozwiązać zadanie w najprostszej formie, ale nie mogą się równać z systemem cyfrowym, gdy weźmie się pod uwagę wymagania dotyczące dokładności, bezpieczeństwa i efektywności. Dzięki rozwiązaniu cyfrowemu otrzymujecie przyszłościowy sposób obsługi rejestracji czasu pracy, który zarówno oszczędza czas, jak i daje spokój ducha.

Czy jesteście gotowi wypróbować cyfrową rejestrację czasu pracy w praktyce? Możecie założyć darmowe konto na EasyHours.pl i zobaczyć, jak proste jest rozpoczęcie pracy. EasyHours to prosty cyfrowy system do rejestracji czasu pracy, stworzony specjalnie dla mniejszych firm. Wypróbujcie EasyHours bezpłatnie przez 30 dni i doświadczcie korzyści płynących z nowoczesnego rozwiązania – wasi pracownicy (i wasze przyszłe ja) będą wam za to wdzięczni.