easyhours

FAQ: Najważniejsze pytania o system ewidencji czasu pracy

Przez EasyHours | 5 kwietnia 2025

Praktyczny przewodnik po nowych wymogach dotyczących systemu ewidencji czasu pracy dla polskich przedsiębiorstw zgodnie z Kodeksem Pracy

Rejestracja czasu pracy

Tagi: system ewidencji czasu pracy, program do ewidencji czasu pracy, karta pracy, lista obecności, wymogi prawne, MŚP, Kodeks Pracy

Wprowadzenie

1 lipca 2024 roku weszła w życie nowa ustawa, która wprowadza obowiązek ewidencji czasu pracy dla wszystkich pracowników w Polsce zgodnie z Kodeksem Pracy. Szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw może wydawać się przytłaczające nagle konieczność prowadzenia karty pracy i listy obecności. Co obejmują nowe wymogi dotyczące systemu ewidencji czasu pracy i jak zacząć?

Spokojnie – w tym wpisie na blogu odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania dotyczące systemu ewidencji czasu pracy w jasnym i uspokajającym języku, bez prawniczego czy technicznego żargonu.

Omawiamy tematy takie jak: Kto musi prowadzić ewidencję czasu pracy? Jak należy prowadzić kartę pracy? A co z pracą zdalną? Kim jest osoba samodzielnie organizująca pracę? Jak należy przechowywać dane? i Jakiego programu do ewidencji czasu pracy można używać? Na koniec otrzymasz również wskazówkę dotyczącą prostego rozwiązania, które zapewni, że Twoja firma spełnia wszystkie przepisy dotyczące czasu pracy bez kłopotów i jest przygotowana na kontrolę PIP.

Spis treści

Kto musi rejestrować czas pracy?

Krótko mówiąc: Wszyscy pracodawcy i pracownicy są objęci obowiązkiem ewidencji czasu pracy zgodnie z Kodeksem Pracy. Niezależnie od tego, czy Twoja firma jest duża czy mała, i niezależnie od tego, czy pracownicy pracują w pełnym wymiarze, niepełnym wymiarze, w pracy chronionej czy są zatrudnieni na godziny, muszą prowadzić kartę pracy i mieć prowadzoną listę obecności codziennie. Nawet pracownik, który pracuje tylko kilka godzin w tygodniu, musi mieć prowadzoną ewidencję swojego czasu pracy.

Istnieje tylko kilka możliwych wyjątków. Kadra kierownicza najwyższego szczebla (np. dyrektor zarządzający, który prawnie nie jest uważany za "pracownika") może być wyłączona z tego wymogu. Ponadto istnieje pojęcie "samodzielnie organizujących pracę" – pracowników na szczególnych stanowiskach o wysokim stopniu autonomii. Mogą oni być zwolnieni z rejestracji, ale wymaga to konkretnej umowy (więcej o samodzielnie organizujących pracę poniżej). Dla zdecydowanej większości firm nie będzie to jednak aktualne, więc należy liczyć się z tym, że wszyscy pracownicy będą musieli rejestrować swój czas pracy.

Jak należy rejestrować czas pracy?

Nowe prawo wymaga rejestracji całkowitego czasu pracy każdego pracownika za każdy dzień. Oznacza to liczbę godzin, które dana osoba przepracowała w danym dniu. Nie musicie notować dokładnie, o której porze dnia praca była wykonywana (godzina przyjścia i wyjścia nie jest wymagana) – tylko ile godzin w sumie zostało przepracowanych tego dnia. Jeśli pracownik np. pracuje 7 godzin w biurze, a później 1 godzinę w domu wieczorem, dzień powinien być zarejestrowany jako 8 godzin łącznie.

Kto wykonuje rejestrację i jak często? Najczęściej pracownik sam prowadzi kartę pracy, np. za pomocą systemu ewidencji czasu pracy lub tradycyjnej karty pracy. Prawo nie określa, jak często to ma się odbywać – może to być codziennie, tygodniowo lub po zakończeniu każdego zadania, w zależności od tego, co ma sens w waszej firmie. Ważne jest, aby rejestracje były wiarygodne. Zaleca się prowadzenie czasu na bieżąco (najlepiej codziennie lub blisko tego), gdy jest jeszcze świeży w pamięci, aby uniknąć błędów. Jako pracodawca dobrym pomysłem może być stworzenie prostych wewnętrznych wytycznych dotyczących tego, jak i kiedy pracownicy powinni rejestrować swój czas pracy, aby wszyscy robili to poprawnie i konsekwentnie.

Co należy rejestrować jako czas pracy? Rejestracji podlega tylko faktyczny czas pracy. Przerwy, które są niepłatne (czyli gdy pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia i nie pozostaje w dyspozycji do pracy), nie powinny być wliczane. Natomiast wszystkie godziny pracy muszą być rejestrowane – nawet jeśli są to nadgodziny bez dodatkowego wynagrodzenia lub praca wykonywana w nietypowych godzinach. Rodzaj wynagrodzenia lub płatności nie ma znaczenia dla rejestracji – decydujące jest to, czy czas jest wykorzystywany na pracę.

A co z pracą zdalną?

Czy obowiązek ewidencji czasu pracy dotyczy również pracy zdalnej? Tak – praca zdalna musi być rejestrowana na równi z pracą w miejscu pracy w karcie pracy. Jeśli pracownik pracuje z domowego biura przez dzień lub poświęca kilka dodatkowych godzin wieczorem w domu, te godziny należy dodać do całkowitego czasu pracy danego dnia w systemie ewidencji czasu pracy. Nowe prawo nie rozróżnia miejsca wykonywania pracy; ważne jest, aby wszystkie godziny pracy danego dnia zostały uwzględnione w ewidencji.

Warto zauważyć, że przepisy dotyczące czasu odpoczynku są nieco elastyczne w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej. Normalnie zasada 11 godzin stanowi, że pracownik musi mieć 11 kolejnych godzin odpoczynku w ciągu każdych 24 godzin. Jeśli pracownik dobrowolnie pracuje trochę w domu wieczorem (poza normalnym czasem pracy), te godziny naturalnie liczą się jako praca, ale nie jest to uważane za naruszenie przepisów o czasie odpoczynku – pod warunkiem, że jest to okazjonalne i organizowane przez samego pracownika. Innymi słowy, nie musicie się martwić o naruszenie prawa dotyczącego czasu odpoczynku, jeśli pracownik od czasu do czasu wybiera pracę z domu do późna. Jeśli jednak praca zdalna jest stałą lub istotną częścią pracy, obowiązują zwykłe przepisy o czasie odpoczynku jak zwykle. Niezależnie od wszystkiego, cały czas pracy musi być rejestrowany, bez względu na to, czy odbywa się w biurze, w terenie czy w domu.

Kim jest osoba samodzielnie organizująca pracę?

"Osoba samodzielnie organizująca pracę" to pojęcie z przepisów dotyczących czasu pracy, które obejmuje niektórych pracowników na stanowiskach charakteryzujących się bardzo wysokim stopniem swobody w samodzielnym organizowaniu swojej pracy. Pracownik jest uważany za osobę samodzielnie organizującą pracę, jeśli może całkowicie sam decydować o tym, kiedy praca jest wykonywana, lub jeśli czas pracy w ogóle nie może być zmierzony lub ustalony z góry ze względu na charakter pracy. Zazwyczaj dotyczy to bardzo niewielu osób, np. niektórych członków najwyższego kierownictwa lub specjalistów, którzy nie mają stałej rutyny lub godzin spotkań i w praktyce sami dysponują swoim czasem.

Aby pracownik mógł być rzeczywiście wyłączony jako osoba samodzielnie organizująca pracę, musi to być uzgodnione i wyraźnie określone w umowie o pracę. Jeśli osoba jest sklasyfikowana jako samodzielnie organizująca pracę, oznacza to, że może być zwolniona z obowiązku rejestracji czasu pracy (i zazwyczaj jest również zwolniona z niektórych części przepisów dotyczących czasu odpoczynku i 48-godzinnego limitu). Ważne: Osoby samodzielnie organizujące pracę to wyjątek potwierdzający regułę. Zdecydowana większość pracowników nie jest osobami samodzielnie organizującymi pracę. Innymi słowy, tego wyjątku należy używać tylko w bardzo szczególnych przypadkach. Jeśli macie wątpliwości, czy dane stanowisko można uznać za samodzielnie organizujące pracę, należy przeprowadzić konkretną ocenę – i jak wspomniano, wymaga to pisemnej umowy. W przypadku większości firm wszyscy pracownicy będą musieli rejestrować czas pracy w normalny sposób.

Jak należy przechowywać dane?

Jak długo i w jaki sposób powinniśmy przechowywać rejestracje? Musicie przechowywać dokumentację ewidencji czasu pracy przez co najmniej 5 lat zgodnie z Kodeksem Pracy. Ten wymóg oznacza, że dzienne karty pracy, lista obecności lub dane w waszym programie do ewidencji czasu pracy muszą być dostępne nawet po wielu latach, także w przypadku kontroli PIP. Ponadto pracownik musi mieć dostęp do swoich własnych zarejestrowanych danych. Zarówno obecni, jak i byli pracownicy mają prawo do uzyskania informacji o tym, ile pracowali w danym okresie, nawet do pięciu lat wstecz.

W praktycznym zarządzaniu oznacza to, że dane dotyczące rejestracji czasu pracy muszą być przechowywane bezpiecznie i w sposób uporządkowany. Używajcie systemu lub metody, w której dane nie mogą być potajemnie zmieniane lub utracone. Powinniście również zapewnić, że możecie udostępnić lub pokazać pracownikowi wszystkie jego rejestracje z ostatnich 5 lat, jeśli o to poprosi. Jeśli system bardzo utrudnia wyciąganie danych, może to stanowić problem – dostęp pracownika do informacji musi być "dostępny" w praktyce.

Pamiętajcie również o poufnym traktowaniu rejestracji, ponieważ mogą zawierać dane osobowe dotyczące czasu pracy pracowników i ewentualnych nieobecności. Przestrzegajcie ogólnych wytycznych dotyczących danych osobowych/RODO, np. zapewnijcie, że tylko odpowiednie osoby mają dostęp do danych, i usuńcie informacje po upływie okresu przechowywania. Ale zasadniczo: miejcie rozwiązanie, które automatycznie zapisuje wszystkie rejestracje czasu pracy przez minimum pięć lat i umożliwia ich odnalezienie według pracownika w razie potrzeby.

Jakie systemy można wykorzystać do rejestracji czasu?

Czy musimy inwestować w drogi program do ewidencji czasu pracy? Niekoniecznie – prawo daje wam swobodę wyboru systemu ewidencji czasu pracy, o ile spełnia on wymagania bycia "obiektywnym, niezawodnym i dostępnym" zgodnie z Kodeksem Pracy. Oznacza to, że system musi być w stanie precyzyjnie mierzyć całkowity dzienny czas pracy (obiektywnie), dane muszą być wiarygodne (niezawodnie), a zarówno pracodawca, jak i pracownik muszą mieć dostęp do informacji (dostępnie).

W praktyce ewidencja czasu pracy może być prowadzona na wiele sposobów. Może to być całkiem proste, np. tradycyjna karta pracy na papierze, szablon karty pracy w Excel lub aplikacja karta pracy online. Może to być również elektroniczny zegar do stemplowania, narzędzie do zarządzania projektami z rejestracją czasu lub dedykowana aplikacja do ewidencji czasu pracy online. Nie ma wymogu, aby było to cyfrowe – fizyczna karta pracy lub e-mail z godzinami dnia może w zasadzie wystarczyć. Ale w rzeczywistości system ewidencji czasu pracy online często będzie dużą zaletą. Cyfrowe programy do ewidencji czasu pracy mogą automatycznie zapewnić bezpieczne przechowywanie danych przez 5+ lat, mogą chronić przed błędami i oszustwami (np. poprzez blokowanie wcześniejszych rejestracji) i ułatwiają pracownikom wgląd w ich własne godziny. Dodatkowo są gotowe na kontrolę PIP.

Niezależnie od tego, co wybierzecie, upewnijcie się, że system pasuje do waszej codzienności. Jeśli macie niewielu pracowników i prostą działalność, być może poradzicie sobie z prostym arkuszem. Jeśli macie wielu pracowników lub zmienne godziny pracy, cyfrowy system rejestracji czasu może zaoszczędzić wam dużo czasu i kłopotów. Rozważcie również integrację z systemem płacowym lub harmonogramami zmian, jeśli jest to istotne – niektóre systemy mogą automatycznie rejestrować czas pracy na podstawie np. logowań lub kart dostępu, ale nie jest to wymóg.

Wskazówka: Najważniejsze jest, aby wasze rozwiązanie spełniało wymogi prawne. Możecie przeczytać więcej o zaletach i wadach różnych metod w naszym artykule o zaletach cyfrowej rejestracji czasu. Jeśli potrzebujecie pomocy w rozpoczęciu, możecie również skorzystać z przewodnika z 5 krokami do wdrożenia rejestracji czasu pracy w firmie.

EasyHours – proste rozwiązanie spełniające wszystkie wymogi

Wdrożenie systemu ewidencji czasu pracy nie musi być trudne. EasyHours.pl to dobry przykład programu do ewidencji czasu pracy, które ułatwia przestrzeganie wszystkich wymogów Kodeksu Pracy. Dzięki EasyHours pracownicy mogą szybko prowadzić kartę pracy online (również przez aplikację karta pracy na telefonie), a system automatycznie zapewnia bezpieczne przechowywanie wszystkich danych przez 5 lat. Jednocześnie zarówno kierownictwo, jak i pracownicy mają zawsze dostęp do niezbędnych informacji, również w przypadku kontroli PIP. EasyHours został zaprojektowany specjalnie tak, aby był prosty, niezawodny i w pełni zgodny z prawem, dzięki czemu możecie skupić się na swojej działalności zamiast na administracji.

Chcielibyście wypróbować to w swojej firmie? Odwiedźcie EasyHours.pl aby dowiedzieć się więcej i rozpocząć bezpłatny okres próbny. Pozwólcie EasyHours pomóc wam uczynić rejestrację czasu pracy łatwą, efektywną i zgodną z przepisami – będziecie wtedy na czele nowych wymogów bez niepotrzebnej dodatkowej pracy. ✅