Loading...
Autor: EasyHours | 3 kwietnia 2025
Łatwy do zrozumienia przewodnik o tym, jak rozpocząć rejestrację czasu pracy w swojej firmie
Tagi: rejestracja czasu pracy, wymogi prawne, przepisy ue, czas pracy, czas odpoczynku, rejestracja czasu, polskie prawodawstwo
Od 1 lipca 2024 roku wchodzi w życie nowe prawodawstwo UE, które czyni obowiązek ewidencji czasu pracy wymaganym dla wszystkich pracodawców zgodnie z Kodeksem Pracy. Oznacza to, że wszystkie firmy – duże i małe – muszą prowadzić kartę pracy i listę obecności swoich pracowników. Jeśli prowadzisz małą lub średnią firmę, możesz myśleć, że brzmi to przytłaczająco z dodatkową administracją i przygotowaniem na kontrolę PIP. Spokojnie – rozpoczęcie systemu ewidencji czasu pracy nie musi być trudne. W tym przewodniku wyjaśniamy, dlaczego ważne jest, aby zacząć teraz, i pokazujemy 5 prostych kroków do wprowadzenia systemu ewidencji czasu pracy w Twojej firmie bez stresu czy prawniczego żargonu.
Aby uzyskać więcej informacji na temat nowych przepisów, możesz przeczytać nasz wpis wprowadzający o wymogach prawnych, a jeśli masz pytania, znajdziesz odpowiedzi w naszym artykule FAQ. Tutaj skupiamy się na praktycznych krokach, które dadzą Ci spokój ducha i zapewnią, że Twoja firma szybko będzie przestrzegać obowiązkowej rejestracji czasu pracy.
Szybkie rozpoczęcie rejestracji czasu pracy jest ważne z kilku powodów. Po pierwsze, zgodnie z prawem Twoja firma musi mieć wdrożony system rejestracji czasu najpóźniej do 1 lipca 2024 roku. Im wcześniej zaczniesz, tym więcej czasu będziesz mieć na znalezienie odpowiedniego rozwiązania i przyzwyczajenie się do nowych procedur przed terminem. Po drugie, unikniesz stresu i paniki przed deadline'em – działając z wyprzedzeniem zapewnisz sobie, że wszystko działa i że przestrzegasz przepisów, dzięki czemu unikniesz potencjalnych kar lub napomnień. Przeczytaj więcej o wymogach prawnych dotyczących rejestracji czasu pracy, aby uzyskać pełny obraz sytuacji.
Ponadto wczesny start zapewnia spokój i przejrzystość. Możesz krok po kroku wdrażać rejestrację czasu pracy i dostosowywać ją w trakcie, zamiast rzucać się na głęboką wodę w ostatniej chwili. Wreszcie, dobre rozwiązanie do rejestracji czasu pracy może również przynieść pozytywne efekty uboczne: lepszy przegląd godzin pracy, bardziej sprawiedliwy podział zadań i pewność, że nikt nie pracuje zbyt dużo. Krótko mówiąc – może to faktycznie przynieść korzyści zarówno firmie, jak i pracownikom.
Poniżej omawiamy pięć konkretnych kroków, które pomogą Wam szybko i prosto rozpocząć rejestrację czasu pracy w praktyce.
Pierwszym krokiem jest zapoznanie się z tym, czego dokładnie wymaga nowe prawo. W skrócie, prawo oznacza, że dzienny czas pracy wszystkich pracowników musi być rejestrowany w sposób niezawodny i dostępny. Każdego dnia należy więc zarejestrować, ile godzin (i minut) przepracował każdy pracownik. Nie musisz rejestrować, o której porze dnia praca została wykonana, tylko całkowity dzienny czas pracy. To ważna wiedza, ponieważ czyni zadanie bardziej przystępnym – jeśli pracownik przepracował swoje normalne 7,5 godziny, to właśnie to należy odnotować.
Upewnij się, że zapoznasz się ze szczegółami wymagań prawnych: Kto w Twojej firmie jest objęty przepisami (zazwyczaj wszyscy pracownicy, z wyjątkiem np. kadry kierowniczej najwyższego szczebla i samodzielnych właścicieli), oraz czy istnieją szczególne zasady, które należy uwzględnić w Twojej branży. Nie musisz stać się ekspertem prawnym, ale uzyskaj ogólny przegląd. Nasz wpis wprowadzający omawia główne punkty ustawy w przystępnym języku, jeśli chcesz mieć pełny obraz. Mając tę wiedzę, jesteś gotowy na następny krok.
Teraz, gdy znasz wymagania, musisz wybrać sposób rejestracji czasu pracy. Prawo nie stawia szczególnych wymagań co do systemu – może to być wszystko, od prostego arkusza Excel lub notatnika po cyfrowy system rejestracji czasu. Dla mniejszej firmy jednak korzystne jest wybranie prostego, cyfrowego rozwiązania. Cyfrowe narzędzie (np. aplikacja lub system online) sprawia, że rejestracja czasu pracy staje się dziecinnie prosta w codziennej pracy i minimalizuje ryzyko błędów i zapomnianych wpisów.
Zastanów się, co najlepiej Wam odpowiada: Czy ma być całkowicie proste, czy chcecie dodatkowe funkcje jak raporty lub automatyczne przypomnienia? Najważniejsze jest, aby system był przyjazny dla Ciebie i Twoich pracowników. W praktyce oznacza to, że wszyscy powinni móc łatwo rejestrować swoje godziny – najlepiej w kilku kliknięciach. Dedykowana aplikacja do rejestracji czasu jak np. EasyHours została opracowana specjalnie po to, aby uczynić rejestrację czasu łatwą i spełnić wymagania prawne bez problemów. Niezależnie od tego, co wybierzecie, myślcie długoterminowo: wybierzcie system, którego będziecie mogli używać także za kilka lat, żeby nie musieć znów zmieniać. Pamiętajcie też o zapewnieniu, że system przechowuje dane w sposób bezpieczny (wymóg prawny mówi, że rejestracje muszą być przechowywane przez kilka lat), i że każdy pracownik może mieć dostęp do swoich własnych wpisów. Wszystko to większość nowoczesnych systemów rejestracji czasu obsługuje automatycznie.
Po wybraniu rozwiązania do rejestracji czasu pracy, następnym krokiem jest stworzenie wewnętrznych wytycznych dotyczących sposobu jego wykorzystania. Może to brzmieć formalnie, ale można to utrzymać w prostocie. Chodzi po prostu o zapewnienie, że wszyscy wiedzą, jak i kiedy mają rejestrować swój czas pracy oraz co się dzieje, jeśli ktoś o tym zapomni.
Zacznij od ustalenia sposobu rejestracji: Czy pracownicy mają rejestrować dokładnie każdego dnia, czy zbieracie dane tygodniowo? (Zaleca się robienie tego przynajmniej tygodniowo, aby nikt nie musiał próbować przypominać sobie godzin z całego miesiąca z pamięci). Jeśli macie pracowników ze stałym czasem pracy każdego dnia, możecie rozważyć pozwolenie im na rejestrowanie tylko odchyleń – to znaczy, że normalny dzień pracy nie wymaga aktywnej rejestracji, ale jeśli np. wychodzą wcześniej lub pracują dłużej, to rejestrują tę zmianę. To sprawia, że jest to bardzo łatwe dla wszystkich stron, ponieważ nie trzeba rejestrować "tego samego czasu co zawsze" każdego dnia.
Zanotuj również, kto za co odpowiada: Czy każdy pracownik ma sam zgłaszać swoje godziny (zazwyczaj tak), i czy jest osoba – np. administrator lub kierownik – która na bieżąco sprawdza, czy rejestracje są na miejscu? Zastanów się, jak będziecie radzić sobie z sytuacją, gdy ktoś zapomni zarejestrować: może przyjazne przypomnienie na początku zamiast surowych konsekwencji. Celem nie jest karanie, ale wprowadzenie wszystkich w dobrą rutynę. Upewnij się, że zapiszesz te wytyczne i podzielisz się nimi z zespołem (może to być krótki dokument lub e-mail). Wtedy wszyscy będą na tej samej stronie, a jednocześnie będziecie mieć dokumentację, że wdrożyliście niezbędne środki (co również jest częścią wymogu prawnego).
Teraz, gdy system i wewnętrzne wytyczne są już gotowe, należy zaangażować pracowników. Kluczowe jest uzyskanie ich poparcia od samego początku, ponieważ rejestracja czasu pracy to w praktyce coś, co oni sami muszą robić na co dzień. Zaplanuj krótkie wprowadzenie: wyjaśnij, dlaczego wprowadzacie rejestrację czasu (np. "To teraz wymóg prawny, który ma zapewnić dobre środowisko pracy i prawidłowe rozliczanie czasu pracy – nie dlatego, że chcemy was nadzorować"). Ważne jest, aby komunikować, że cel jest pozytywny i nie wyraża braku zaufania. Gdy pracownicy zrozumieją, że rejestracja czasu przynosi im korzyści (np. zapewnia prawidłowe wynagrodzenie za nadgodziny i przestrzeganie przepisów o czasie odpoczynku), będą bardziej zmotywowani.
Przeprowadź praktyczną demonstrację wybranego systemu: Pokaż krok po kroku, jak rejestrować swój czas pracy. Można to zrobić na wspólnym spotkaniu lub za pomocą krótkiego przewodnika. Upewnij się, że wszyscy mają możliwość wypróbowania systemu – może zrób ćwiczenie, gdzie wszyscy razem rejestrują "dzisiaj", żebyście byli pewni, że działa na wszystkich telefonach lub komputerach. Bądź też gotowy pomóc tym, którzy mogą nie być tak sprawni technicznie; na szczęście większość narzędzi do rejestracji czasu jest dość intuicyjna.
Ustalcie również, że na początku będziecie często sprawdzać postępy – np. po pierwszym tygodniu możecie krótko omówić, czy wszyscy zarejestrowali swój czas i czy są jakieś pytania lub problemy. Początkowe szkolenie i dialog tworzą poczucie bezpieczeństwa. Gdy pracownicy doświadczą, jak łatwo jest rejestrować czas pracy (szczególnie z dobrym systemem), szybko stanie się to naturalną częścią dnia roboczego.
Teraz jesteście gotowi, aby rozpocząć na poważnie. Ustalcie datę rozpoczęcia, od kiedy bieżąca rejestracja czasu pracy wejdzie w życie – na przykład od następnego poniedziałku lub od 1. dnia nadchodzącego miesiąca. Wyjaśnijcie jasno, że od tego dnia wszyscy odpowiedni pracownicy muszą zacząć rejestrować swój czas pracy zgodnie z waszą nową praktyką. Dobrym pomysłem może być rozpoczęcie nieco wcześniej, zanim stanie się to prawnie obowiązkowe, abyście mieli okres adaptacji. W ten sposób będziecie mogli wykryć i rozwiązać ewentualne drobne problemy, zanim naprawdę będzie to obowiązywać.
W pierwszych kilku tygodniach po uruchomieniu powinniście regularnie monitorować sytuację. Sprawdzajcie, czy wszyscy rejestrują tak, jak powinni. Może się zdarzyć, że ktoś zapomni na początku – wyślijcie przyjazne przypomnienie lub przeprowadźcie krótką rozmowę, jeśli pracownik zapomniał zarejestrować kilka dni. Często mogą pomóc także automatyczne przypomnienia w systemie (jeśli wasze rozwiązanie ma taką funkcję). Wykorzystajcie okres monitorowania do dostosowania waszych procesów: Jeśli odkryjecie, że coś w wytycznych jest niejasne lub niepraktyczne, dostosujcie to. Może okaże się, że tygodniowa rejestracja lepiej wam odpowiada niż codzienna – lub odwrotnie, że najłatwiej jest robić to codziennie po pracy. Nie bójcie się dostosowywać, o ile pozostajecie w ramach prawnych (pamiętajcie, minimalnym wymogiem jest rejestrowanie czasu pracy każdego dnia, w taki czy inny sposób).
W miarę jak rejestracja czasu pracy będzie działać, stanie się rutyną dla wszystkich. Zadbajcie o to, aby to docenić – pochwalcie na przykład zespół za wdrożenie nowego procesu. Możecie teraz czuć się pewnie, że przestrzegacie wymogów prawnych i jednocześnie stworzyliście przejrzystość w zakresie czasu pracy. Gdyby władze lub ktokolwiek inny kiedykolwiek zapytał o waszą rejestrację czasu, możecie spokojnie wykazać, że macie to pod kontrolą.
Wdrożenie rejestracji czasu pracy wcale nie musi być tak przytłaczające, jak może się wydawać na pierwszy rzut oka. Postępując zgodnie z tymi pięcioma krokami – zrozumienie wymagań, wybór prostego rozwiązania, stworzenie jasnych wytycznych, zaangażowanie pracowników i dobry start – nawet mała firma może szybko opanować obowiązkową rejestrację czasu pracy. Kluczem jest podejście krok po kroku i wybór rozwiązania, które ułatwi to wszystkim.
Gotowi na proste rozwiązanie? EasyHours.pl został opracowany właśnie po to, aby pomóc małym i średnim przedsiębiorstwom rozpocząć rejestrację czasu pracy w ciągu kilku minut. Z EasyHours otrzymujecie przyjazny dla użytkownika system do rejestracji czasu, który spełnia wszystkie wymogi prawne – bez niepotrzebnych komplikacji. Wypróbuj EasyHours za darmo przez 30 dni i przekonaj się, jak łatwo można uczynić rejestrację czasu pracy integralną częścią waszej codzienności. Będziecie w dobrych rękach i będziecie mogli skupić się na tym, co dla was ważne, wiedząc, że rejestracja czasu działa efektywnie i prawidłowo w tle. Zacznijcie już dziś – i opanujcie czas pracy z uśmiechem!